Hoppa till innehållet
NSLabsABAlla artiklar
NS

NSLabs AB

AI-konsulter, Malmö

7 min läsning
DigitaliseringAffärssystemAutomatiseringEkonomi

Automatiserad fakturahantering: så digitaliserar svenska företag sin ekonomiadministration

Automatiserad fakturahantering läser av, kontrollerar, bokför fakturor automatiskt och lägger grunden för resten av ekonomins digitalisering.

Två personer som pekar på och granskar en faktura tillsammans, som symbol för automatiserad fakturahantering

Kortfattat

  • Automatiserad fakturahantering läser av, kontrollerar och bokför fakturor automatiskt istället för att någon gör det manuellt
  • De flesta lösningar bygger på samma grund: ett affärssystem som håller ihop ekonomi, lager och fakturering
  • Sedan 2019 krävs e-faktura via Peppol vid fakturering till svenska myndigheter
  • Digital bokföring och lagerhantering är naturliga nästa steg när fakturaflödet väl är på plats

Vad är automatiserad fakturahantering?

Automatiserad fakturahantering innebär att system läser av inkommande fakturor, matchar dem mot beställningar och kontering, och skickar dem vidare för godkännande. Utan att någon behöver knappa in uppgifterna för hand. Utgående fakturor kan på samma sätt skapas och skickas automatiskt utifrån underlag från andra system.

Det som tidigare tog en handläggare flera minuter per faktura går ofta på sekunder, med färre fel eftersom uppgifterna aldrig skrivs in manuellt mer än en gång.

Hur processen ser ut i praktiken

1

Fakturan kommer in digitalt

Via e-faktura, mejl eller en skanning som läses av automatiskt.

2

Systemet läser av och matchar uppgifterna

Belopp, leverantör och kontering jämförs mot tidigare inköp eller beställningar.

3

Avvikelser flaggas för en människa

Fakturor som inte stämmer, eller som saknar underlag, går till en medarbetare för kontroll.

4

Godkända fakturor bokförs automatiskt

Resten av flödet, som kontering, betalning och arkivering sker utan manuell inmatning.

Affärssystem som grund för digitalisering

Automatiserad fakturahantering fungerar sällan som en fristående lösning. De flesta bygger på ett affärssystem som håller ihop ekonomi, inköp och lager i samma plattform. Det är den grunden som gör resten av digitaliseringen möjlig. Utan ett gemensamt system blir det svårt att få uppgifterna att flöda mellan olika delar av verksamheten. Se hur vi arbetar med den här typen av projekt.

NSLabs tjänst

Affärssystem för svenska företag

Vi bygger och kopplar ihop affärssystemet som ligger till grund för fakturaflödet, från enstaka integrationer till kompletta system.

Automatisera bokföring och digital bokföring

Att automatisera bokföring handlar om att låta systemet kontera och registrera transaktioner utifrån regler ni satt upp, istället för att göra det manuellt post för post. Tillsammans med digital bokföring, där hela flödet sker i molnet istället för i pärmar, blir bokslut och avstämningar betydligt snabbare att genomföra.

Lagerhantering hänger ihop med ekonomin

För företag som säljer fysiska varor är lagerhantering nära kopplat till fakturaflödet: när en vara säljs bör lagersaldot och fakturaunderlaget uppdateras samtidigt, utan att någon behöver mata in samma uppgift två gånger i olika system.

Krav på e-faktura för svenska företag

Sedan 2019 måste alla som fakturerar en svensk myndighet skicka e-faktura, och Upphandlingsmyndigheten beskriver hur kravet fungerar i praktiken via nätverket Peppol. Skatteverket är ett exempel på en myndighet som tar emot fakturor just den vägen. En vanlig PDF-faktura räknas inte som e-faktura. Formatet måste vara maskinläsbart.

Tumregel: om ni redan fakturerar offentlig sektor är e-faktura via Peppol troligen redan ett krav, inte bara en fördel.

Vanliga misstag vid digitalisering av fakturaflödet

  • Digitaliserar fakturahanteringen utan att först städa upp i kontoplanen
  • Väljer ett affärssystem som inte pratar med övriga system ni redan använder
  • Glömmer bygga in en tydlig process för avvikelser och undantag
  • Automatiserar bara inkommande fakturor och glömmer det utgående flödet
Läs gärna vår artikel om AI automation för fler exempel på vad som går att automatisera utöver ekonomiflödet. Se även våra tjänster inom digitalisering. Fundera på om er fakturahantering fortfarande görs för hand? Boka ett kostnadsfritt möte så tittar vi på vad som skulle spara mest tid hos er.

Vanliga frågor om Digitalisering

Automatiserad fakturahantering innebär att ett system läser av, kontrollerar och bokför fakturor automatiskt, istället för att en person matar in uppgifterna för hand. Endast fakturor med avvikelser skickas vidare för manuell kontroll.

Fakturan kommer in digitalt, systemet läser av och matchar uppgifterna mot beställning och kontering, och godkända fakturor bokförs automatiskt. Avvikelser flaggas för en medarbetare att titta på.

Ett affärssystem samlar ekonomi, inköp och ofta lager i en gemensam plattform. Mindre företag klarar sig ibland utan, men ju fler processer som ska automatiseras och hänga ihop, desto större blir nyttan av ett gemensamt system.

Det innebär att systemet konterar och registrerar transaktioner utifrån regler ni satt upp i förväg, istället för att en person gör det manuellt för varje transaktion.

Ja, om ni fakturerar en svensk myndighet, kommun eller region. Sedan 2019 är e-faktura via Peppol ett krav vid offentlig upphandling, och en vanlig PDF räknas inte som e-faktura.

När en vara säljs bör lagersaldot och fakturaunderlaget uppdateras samtidigt. Om de två flödena inte pratar med varandra riskerar ni felaktiga saldon och dubbelarbete.
NS

NSLabs AB

AI-konsulter, Malmö

NSLabs AB är ett svenskt AI-konsultbolag baserat i Malmö. Vi hjälper svenska företag implementera skräddarsydda IT- och AI-lösningar. Från strategi och kartläggning av användningsfall till färdig produkt i produktion.

Redo att ta nästa steg?

Boka ett kostnadsfritt 30-minutersmöte med oss. Vi lyssnar på er situation och berättar hur vi kan hjälpa.